Todos los años
por estas fechas (ahora en febrero, un mes antes), cuando presentamos el 347,
el resumen anual de operaciones con terceros, es habitual que nos encontremos
con diferencias en los importes que declaran nuestros clientes y/o proveedores.
El 347 es una
medida de control por parte de hacienda, para cazarte si has hecho algo mal, empezar a tirar del hilo hasta que te quedas sin manta y al final te encuentras
con liquidaciones provisionales de IVA, que luego se traspasan a sociedades o
IRPF, sanciones, intereses de demora, etc. etc. etc. Es por ello que a las
empresas les gusta tanto que las cifras del 347 cuadren a la perfección para
que el programa de hacienda no haga saltar una alarma y les llame para una
revisión. Grasso error.
Si bien es cierto
que lo suyo es que las cosas cuadren, en realidad, no tiene por qué ser así y
tampoco es tan malo que descuadre. ¿Por qué? Por varios motivos:
1. Por norma
general, declaran las dos partes y, en teoría, por el mismo importe. Sin
embargo, hay un caso especial en el que esto no es así. Desde siempre en el 347
sólo se declaran las operaciones que no se declaran en otros modelos
informativos, como por ejemplo, el 190 (resumen anual de retenciones del
trabajo y de actividades económicas).
Sin
embargo, hace ya un tiempo que los arrendadores de inmuebles a los que se les
practica retención han de declararlo en el 347. El arrendatario lo declara en
el 180 y el arrendador en el 347 y, además, los importes no coinciden. En el
caso del 180 se declara la base imponible y aparte la retención practicada. En
el 347 se declara el total factura, que está formado por la base imponible más
el IVA, pero la retención no figura por ningún sitio. Por supuesto, la cifra no
coincide, pero el programa de hacienda que se dedica a buscar esos descuadres ya
lo tiene controlado.
2. Las facturas
de clientes se contabilizan y declaran en el trimestre en el que corresponde.
Pero si nuestro cliente las contabiliza más tarde, obviamente, las declarará en
el momento de su contabilización, un trimestre más tarde o un año más tarde,
por ejemplo. En ese caso, habrá una discrepancia en el trimestre o en el año,
pero eso no significa que tengamos que hacerlo cuadrar, porque ambos importes
serán correctos.
3. Cuando tenemos
un descuadre y hacienda nos envía un requerimiento o inicia un procedimiento de
cualquier tipo, ésta nos pide el libro de facturas y, si hay diferencias en la
cifra declarada por nosotros en el 347, nos pide que expliquemos a qué se
deben. Aquí es donde está el quiz de la cuestión.
El 347 sirve
para controlar, pero no sólo para que controle hacienda, sino también para que
controlemos nosotros lo que declaran nuestros proveedores y nuestros clientes, principalmente,
por si faltan facturas o hay facturas duplicadas, por ejemplo.
Si la revisión
se hace antes del cierre del IVA, no hay problema, las discrepancias que pueda
haber, se solucionan en el cuarto trimestre, siempre que sean discrepancias con
proveedores, pues con las facturas de clientes no
hay que jugar. Éstas se contabilizan y declaran cuando se produce el hecho
imponible o se emite la factura de anticipo. No puedes contabilizar una factura
en el siguiente trimestre, porque no te ha llegado (es tuya, no es de un
proveedor, tú sabes perfectamente lo que facturas y no se puede dejar para otro
trimestre, porque ahora no te venga bien pagar ese IVA).
No se trata de cuadrar con el proveedor o cliente y
poner lo que ellos digan para evitar problemas, porque, precisamente así, es
como te los puedes encontrar.
Si hacienda te
envía un requerimiento de información relacionado con el 347 te va a pedir los
libros de facturas y, si la información de los libros de facturas no coincide
con la declarada en el 347 (y no sólo el importe anual, sino también los
trimestrales) te pide que expliques el motivo. Por eso, no se debe cuadrar el
347 a lo loco.
Os voy a dar
algunos trucos para que estas cosas no sucedan:
a) Los libros de
facturas trimestrales deben coincidir a la perfección con los impuestos
trimestrales presentados.
b) Cuando se
contabilicen facturas de un trimestre ya liquidado, algo muy habitual, lo
aconsejable es contabilizar con dos fechas, la contable y la fiscal, fecha de
registro y fecha de expedición (todos los programas contables lo permiten). Así
el libro de facturas y el mayor de la cuenta de IVA se queda a cero cada
trimestre.
Con esto, se
consiguen varios objetivos:
a) Sabes lo que
has declarado en cada trimestre (algo tremendamente importante). La
contabilidad y las declaraciones fiscales trimestrales coinciden a la
perfección, ya sea IVA, IRPF, IS o cualquier otra declaración.
b)
Las facturas
de proveedores se contabilizan cuando se reciben y se declaran cuando se
reciben, no antes, no en la fecha de emisión del proveedor, porque entonces el
trimestre anterior ya no te cuadra a ti. Y eres tú quien se las tiene que ver
con hacienda, no tu proveedor, cuando te pide que le expliques por qué has
declarado lo que has declarado y que no coincide con tu contabilidad.
Si declaras algo en el 347 que no coincide con tu
contabilidad, hacienda te puede sancionar por presentar una declaración
incorrecta. El problema lo tienes tú y no tu proveedor o tu cliente.
¿Qué hacemos,
entonces, cuando tenemos una discrepancia en el 347 con un proveedor?
Como decía, si
aún no está cerrado el IVA, porque hemos sido precavidos y hemos empezado a
revisar antes de que acabe enero, se soluciona en el cuarto trimestre.
Si el IVA ya
está cerrado, tenemos dos opciones:
1. Rectificamos
las declaraciones presentadas del cuarto trimestre y del resumen anual,
contabilizando las facturas que faltaban.
A nivel
contable, el ejercicio no está cerrado y se pueden hacer las modificaciones que
sean necesarias.
A nivel
fiscal, el ejercicio ya está cerrado y habría que hacer complementarias, sustitutivas
o solicitar devolución de ingresos indebidos, lo que corresponda en cada caso.
En
función del importe de que se trate, el empresario decidirá si lo hace o no lo
hace, porque las declaraciones presentadas fuera de plazo conllevan una sanción
y/o recargo por extemporaneidad.
2. Las
contabilizamos en el siguiente ejercicio.
A nivel contable, al cierre del ejercicio se podrá
contabilizar dichas facturas como pendiente de recibir, pero sin IVA, para
reducir la base imponible de IS, porque es un gasto real del cual existe
factura. El gasto se contabiliza en su ejercicio correspondiente (no como
factura, sino como ajuste contable de cierre del ejercicio) y la factura en el
siguiente, aunque luego habrá que desdotar la provisión realizada para que el
efecto sea nulo en IS en el ejercicio siguiente. Con este método, tenemos el
gasto de IS en el ejercicio correspondiente y la deducción del IVA en el
ejercicio siguiente, porque el IVA se deduce en el momento de la
contabilización de la factura.
En el 347 se
declaran las operaciones realizadas en el ejercicio, independientemente de que
las facturas estén contabilizadas o no, e independientemente de que el IVA haya
sido deducido o no, pues el IVA tiene un sistema diferente al 347, están
relacionados, pero no son iguales. Puede parecer que me estoy contradiciendo
con lo que acabo de decir hace un momento, diciendo que la declaración debe
coincidir con la contabilidad. Y así debe ser. Se declaran las operaciones del
ejercicio en que corresponden, pero las que no hayamos podido contabilizar en
este ejercicio, porque han llegado tarde, las contabilizamos en el siguiente,
pero las incluimos en el 347 de éste y no la incluimos en el 347 del siguiente.
Éstas son las explicaciones que pide hacienda y las que tenemos que darle, si
no queremos problemas y queremos tenerlo todo bien: “No lo metí en diciembre porque me llegó tarde, pero sí lo metí en
enero y aquí está el libro de facturas del primer trimestre para justificar que
lo tengo en contabilidad”.
Con esta forma
de proceder, estamos haciendo lo correcto, declaramos lo que tenemos, que es lo
que hay que declarar. Se concilia con proveedores y clientes, para evitar
discrepancias y ponerle la solución adecuada. Si las hay, se deben poder
justificar ante hacienda.
Si la factura
te llega después de finalizado el plazo de presentación del 347, entonces sí se declara en el ejercicio siguiente a todos los efectos. Estos trucos que os comento se deben hacer antes de presentar el 347.
