Qué hacer cuando descuadra el 347

Todos los años por estas fechas (ahora en febrero, un mes antes), cuando presentamos el 347, el resumen anual de operaciones con terceros, es habitual que nos encontremos con diferencias en los importes que declaran nuestros clientes y/o proveedores.

El 347 es una medida de control por parte de hacienda, para cazarte si has hecho algo mal, empezar a tirar del hilo hasta que te quedas sin manta y al final te encuentras con liquidaciones provisionales de IVA, que luego se traspasan a sociedades o IRPF, sanciones, intereses de demora, etc. etc. etc. Es por ello que a las empresas les gusta tanto que las cifras del 347 cuadren a la perfección para que el programa de hacienda no haga saltar una alarma y les llame para una revisión. Grasso error.

Si bien es cierto que lo suyo es que las cosas cuadren, en realidad, no tiene por qué ser así y tampoco es tan malo que descuadre. ¿Por qué? Por varios motivos:

1.   Por norma general, declaran las dos partes y, en teoría, por el mismo importe. Sin embargo, hay un caso especial en el que esto no es así. Desde siempre en el 347 sólo se declaran las operaciones que no se declaran en otros modelos informativos, como por ejemplo, el 190 (resumen anual de retenciones del trabajo y de actividades económicas).

Sin embargo, hace ya un tiempo que los arrendadores de inmuebles a los que se les practica retención han de declararlo en el 347. El arrendatario lo declara en el 180 y el arrendador en el 347 y, además, los importes no coinciden. En el caso del 180 se declara la base imponible y aparte la retención practicada. En el 347 se declara el total factura, que está formado por la base imponible más el IVA, pero la retención no figura por ningún sitio. Por supuesto, la cifra no coincide, pero el programa de hacienda que se dedica a buscar esos descuadres ya lo tiene controlado.

2.  Las facturas de clientes se contabilizan y declaran en el trimestre en el que corresponde. Pero si nuestro cliente las contabiliza más tarde, obviamente, las declarará en el momento de su contabilización, un trimestre más tarde o un año más tarde, por ejemplo. En ese caso, habrá una discrepancia en el trimestre o en el año, pero eso no significa que tengamos que hacerlo cuadrar, porque ambos importes serán correctos.

3. Cuando tenemos un descuadre y hacienda nos envía un requerimiento o inicia un procedimiento de cualquier tipo, ésta nos pide el libro de facturas y, si hay diferencias en la cifra declarada por nosotros en el 347, nos pide que expliquemos a qué se deben. Aquí es donde está el quiz de la cuestión.

El 347 sirve para controlar, pero no sólo para que controle hacienda, sino también para que controlemos nosotros lo que declaran nuestros proveedores y nuestros clientes, principalmente, por si faltan facturas o hay facturas duplicadas, por ejemplo.

Si la revisión se hace antes del cierre del IVA, no hay problema, las discrepancias que pueda haber, se solucionan en el cuarto trimestre, siempre que sean discrepancias con proveedores, pues con las facturas de clientes no hay que jugar. Éstas se contabilizan y declaran cuando se produce el hecho imponible o se emite la factura de anticipo. No puedes contabilizar una factura en el siguiente trimestre, porque no te ha llegado (es tuya, no es de un proveedor, tú sabes perfectamente lo que facturas y no se puede dejar para otro trimestre, porque ahora no te venga bien pagar ese IVA).

No se trata de cuadrar con el proveedor o cliente y poner lo que ellos digan para evitar problemas, porque, precisamente así, es como te los puedes encontrar.

Si hacienda te envía un requerimiento de información relacionado con el 347 te va a pedir los libros de facturas y, si la información de los libros de facturas no coincide con la declarada en el 347 (y no sólo el importe anual, sino también los trimestrales) te pide que expliques el motivo. Por eso, no se debe cuadrar el 347 a lo loco.

Os voy a dar algunos trucos para que estas cosas no sucedan:

a) Los libros de facturas trimestrales deben coincidir a la perfección con los impuestos trimestrales presentados.

b) Cuando se contabilicen facturas de un trimestre ya liquidado, algo muy habitual, lo aconsejable es contabilizar con dos fechas, la contable y la fiscal, fecha de registro y fecha de expedición (todos los programas contables lo permiten). Así el libro de facturas y el mayor de la cuenta de IVA se queda a cero cada trimestre.

Con esto, se consiguen varios objetivos:

a)  Sabes lo que has declarado en cada trimestre (algo tremendamente importante). La contabilidad y las declaraciones fiscales trimestrales coinciden a la perfección, ya sea IVA, IRPF, IS o cualquier otra declaración.

b)   Las facturas de proveedores se contabilizan cuando se reciben y se declaran cuando se reciben, no antes, no en la fecha de emisión del proveedor, porque entonces el trimestre anterior ya no te cuadra a ti. Y eres tú quien se las tiene que ver con hacienda, no tu proveedor, cuando te pide que le expliques por qué has declarado lo que has declarado y que no coincide con tu contabilidad.

Si declaras algo en el 347 que no coincide con tu contabilidad, hacienda te puede sancionar por presentar una declaración incorrecta. El problema lo tienes tú y no tu proveedor o tu cliente.

¿Qué hacemos, entonces, cuando tenemos una discrepancia en el 347 con un proveedor?

Como decía, si aún no está cerrado el IVA, porque hemos sido precavidos y hemos empezado a revisar antes de que acabe enero, se soluciona en el cuarto trimestre.

Si el IVA ya está cerrado, tenemos dos opciones:

1. Rectificamos las declaraciones presentadas del cuarto trimestre y del resumen anual, contabilizando las facturas que faltaban.

A nivel contable, el ejercicio no está cerrado y se pueden hacer las modificaciones que sean necesarias.

A nivel fiscal, el ejercicio ya está cerrado y habría que hacer complementarias, sustitutivas o solicitar devolución de ingresos indebidos, lo que corresponda en cada caso.

En función del importe de que se trate, el empresario decidirá si lo hace o no lo hace, porque las declaraciones presentadas fuera de plazo conllevan una sanción y/o recargo por extemporaneidad.

2.    Las contabilizamos en el siguiente ejercicio.

A nivel contable, al cierre del ejercicio se podrá contabilizar dichas facturas como pendiente de recibir, pero sin IVA, para reducir la base imponible de IS, porque es un gasto real del cual existe factura. El gasto se contabiliza en su ejercicio correspondiente (no como factura, sino como ajuste contable de cierre del ejercicio) y la factura en el siguiente, aunque luego habrá que desdotar la provisión realizada para que el efecto sea nulo en IS en el ejercicio siguiente. Con este método, tenemos el gasto de IS en el ejercicio correspondiente y la deducción del IVA en el ejercicio siguiente, porque el IVA se deduce en el momento de la contabilización de la factura.

En el 347 se declaran las operaciones realizadas en el ejercicio, independientemente de que las facturas estén contabilizadas o no, e independientemente de que el IVA haya sido deducido o no, pues el IVA tiene un sistema diferente al 347, están relacionados, pero no son iguales. Puede parecer que me estoy contradiciendo con lo que acabo de decir hace un momento, diciendo que la declaración debe coincidir con la contabilidad. Y así debe ser. Se declaran las operaciones del ejercicio en que corresponden, pero las que no hayamos podido contabilizar en este ejercicio, porque han llegado tarde, las contabilizamos en el siguiente, pero las incluimos en el 347 de éste y no la incluimos en el 347 del siguiente. Éstas son las explicaciones que pide hacienda y las que tenemos que darle, si no queremos problemas y queremos tenerlo todo bien: “No lo metí en diciembre porque me llegó tarde, pero sí lo metí en enero y aquí está el libro de facturas del primer trimestre para justificar que lo tengo en contabilidad”.

Con esta forma de proceder, estamos haciendo lo correcto, declaramos lo que tenemos, que es lo que hay que declarar. Se concilia con proveedores y clientes, para evitar discrepancias y ponerle la solución adecuada. Si las hay, se deben poder justificar ante hacienda.

Si la factura te llega después de finalizado el plazo de presentación del 347, entonces sí se declara en el ejercicio siguiente a todos los efectos. Estos trucos que os comento se deben hacer antes de presentar el 347.